Privacyverklaring

Driepuntnul B.V. (hierna: 'Driepuntnul') respecteert de privacy van iedereen van wie persoonsgegevens door Driepuntnul worden verwerkt. Dat betreft onder meer kandidaten, personen die via door Driepuntnul beheerde recruitmentsoftware, werkenbij-omgevingen, campagnes of andere wervingskanalen in beeld komen, opdrachtgevers en hun contactpersonen, medewerkers, sollicitanten, leveranciers, zakelijke relaties, personen die contact opnemen met Driepuntnul en bezoekers van de website van Driepuntnul.

Driepuntnul verwerkt persoonsgegevens zorgvuldig en in overeenstemming met de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en, voor zover van toepassing, overige wet- en regelgeving. In deze privacyverklaring legt Driepuntnul uit welke persoonsgegevens worden verwerkt, voor welke doeleinden dat gebeurt, op basis van welke grondslagen, met wie gegevens kunnen worden gedeeld, hoe lang gegevens in de regel worden bewaard, of persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt en welke rechten betrokkenen hebben.

Identiteit en contactgegevens

Driepuntnul B.V. is de verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking van persoonsgegevens zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Driepuntnul B.V. is gevestigd aan Heerbaan 14, 4817 NL te Breda en is ingeschreven in het Handelsregister onder KvK-nummer 99681366.

Voor vragen over deze privacyverklaring, over de verwerking van persoonsgegevens of voor het uitoefenen van privacyrechten kan contact worden opgenomen via: info@driepuntnul.nl

Driepuntnul heeft geen functionaris voor gegevensbescherming aangesteld, omdat Driepuntnul daartoe niet wettelijk verplicht is.

Van wie verwerkt Driepuntnul persoonsgegevens?

Driepuntnul verwerkt persoonsgegevens van verschillende categorieën betrokkenen, afhankelijk van de aard van de dienstverlening. Driepuntnul verwerkt in ieder geval persoonsgegevens van kandidaten in het kader van wervingsopdrachten, van personen die via recruitmentsoftware, werkenbij-omgevingen van opdrachtgevers, socialmediacampagnes, jobboards of andere wervingskanalen als kandidaat in beeld komen, van contactpersonen van opdrachtgevers en potentiële opdrachtgevers, van medewerkers en sollicitanten, van leveranciers en andere zakelijke relaties, van personen die via e-mail, telefoon, WhatsApp of andere communicatiekanalen contact opnemen met Driepuntnul, alsmede van bezoekers van de website van Driepuntnul.

Daarnaast kan Driepuntnul, afhankelijk van de concrete situatie, persoonsgegevens verwerken van personen van wie beeldmateriaal wordt gemaakt of gebruikt, bijvoorbeeld wanneer foto's van klanten, relaties of andere betrokkenen worden gemaakt voor wervingsdoeleinden, referentiedoeleinden of plaatsing op de website van Driepuntnul.

Op basis waarvan verwerkt Driepuntnul persoonsgegevens?

Driepuntnul verwerkt persoonsgegevens uitsluitend wanneer daarvoor een geldige wettelijke grondslag bestaat, zoals bedoeld in artikel 6 AVG. Indien in een concreet geval sprake is van verwerking van bijzondere persoonsgegevens, vindt die verwerking uitsluitend plaats wanneer daarvoor tevens een toelaatbare uitzondering geldt als bedoeld in artikel 9 AVG en wanneer passende waarborgen worden toegepast.

Uitvoering van een overeenkomst

Driepuntnul verwerkt persoonsgegevens wanneer dat noodzakelijk is om een overeenkomst te sluiten en uit te voeren. Daaronder wordt onder meer begrepen het inrichten, beheren en ondersteunen van recruitmentsoftware, het faciliteren van kandidatenstromen, het verrichten van consultancy-, trainings- en ondersteuningswerkzaamheden, het uitvoeren van wervingsopdrachten, het voorstellen van kandidaten aan opdrachtgevers, het onderhouden van contact met opdrachtgevers en kandidaten en het uitvoeren van administratieve handelingen die met de dienstverlening samenhangen.

Het verstrekken van bepaalde persoonsgegevens is noodzakelijk om de dienstverlening zorgvuldig en effectief te kunnen uitvoeren. Wanneer deze gegevens niet worden verstrekt, kan Driepuntnul mogelijk geen passende dienstverlening verrichten of een opdracht niet of niet volledig uitvoeren.

Wettelijke verplichting

Driepuntnul verwerkt persoonsgegevens wanneer dat noodzakelijk is om te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Daaronder vallen onder meer fiscale en administratieve verplichtingen, verplichtingen jegens de Belastingdienst, het UWV of andere bevoegde instanties, alsmede verplichtingen die voortvloeien uit toepasselijke wet- en regelgeving op het gebied van arbeidsrecht, gegevensbescherming en bedrijfsvoering.

Gerechtvaardigd belang

Driepuntnul kan persoonsgegevens verwerken op basis van een gerechtvaardigd belang. Daaronder kan onder meer worden begrepen de normale bedrijfsvoering, het onderhouden van contacten met bestaande en potentiële opdrachtgevers, het beheren en verbeteren van systemen en software, het beveiligen van digitale omgevingen en accounts, het uitvoeren van interne kwaliteitsdoeleinden, het afhandelen van vragen en contactverzoeken, het uitvoeren van campagnes en marketingactiviteiten, het benaderen van kandidaten, het beheren van reviews en referenties en het beschermen van de rechtspositie van Driepuntnul in geval van geschillen of incidenten.

Wanneer Driepuntnul persoonsgegevens verwerkt op basis van een gerechtvaardigd belang, maakt Driepuntnul een zorgvuldige belangenafweging. Betrokkenen kunnen bezwaar maken tegen verwerkingen die plaatsvinden op basis van een gerechtvaardigd belang, zoals verder is beschreven onder het kopje "Welke rechten hebben betrokkenen?".

Toestemming

Driepuntnul verwerkt persoonsgegevens op basis van toestemming wanneer dat wettelijk vereist is of wanneer Driepuntnul ervoor kiest een verwerking op toestemming te baseren. Dit kan bijvoorbeeld aan de orde zijn bij het versturen van nieuwsbrieven, bij bepaalde e-mailcampagnes, bij het plaatsen van foto's op de website of socialmediakanalen van Driepuntnul, bij het gebruik van bepaalde cookies of bij andere verwerkingen die niet noodzakelijk zijn voor de uitvoering van een overeenkomst, het voldoen aan een wettelijke verplichting of een gerechtvaardigd belang.

Toestemming kan altijd worden ingetrokken. Een intrekking van toestemming laat de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking onverlet.

Welke persoonsgegevens verwerkt Driepuntnul?

Driepuntnul verwerkt uitsluitend persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor de hieronder beschreven doeleinden. Afhankelijk van de situatie kan Driepuntnul onder meer identificatie- en contactgegevens verwerken, zoals naam, adres, woonplaats, e-mailadres, telefoonnummer en andere contactgegevens. In het kader van recruitment en wervingsopdrachten kan Driepuntnul tevens sollicitatiegegevens verwerken, zoals cv's, motivatiegegevens, informatie over werkervaring, opleiding, vaardigheden, beschikbaarheid, salarisindicaties en andere gegevens die relevant zijn voor werving en selectie.

Voor zover recruitmentsoftware en andere systemen van Driepuntnul of van opdrachtgevers worden gebruikt, kan Driepuntnul ook gegevens verwerken die daarin door of namens opdrachtgevers of kandidaten worden ingevoerd, opgeslagen, gegenereerd of anderszins verwerkt. Daarbij kan het onder meer gaan om gegevens over sollicitaties, reacties op vacatures, kandidaatinteracties, campagnegegevens, communicatiehistorie en gegevens die nodig zijn voor de inrichting, optimalisatie en ondersteuning van recruitmentprocessen.

Driepuntnul kan daarnaast communicatiegegevens verwerken, zoals inhoud van e-mailcorrespondentie, contactverzoeken, notities van gesprekken en, voor zover dit in een concreet geval wordt ingezet, berichtenverkeer via WhatsApp. Ook kan Driepuntnul technische gegevens verwerken, zoals IP-adressen, loggegevens, accountgegevens en andere gegevens die samenhangen met het gebruik van websites, software, portals en online omgevingen.

Verder kan Driepuntnul financiële en administratieve gegevens verwerken, zoals factuurgegevens, betalingsgegevens, gegevens in verband met boekhouding en overige gegevens die noodzakelijk zijn voor financiële administratie en verantwoording. In het kader van personeels- en HR-processen kan Driepuntnul tevens persoonsgegevens verwerken van medewerkers, sollicitanten en toekomstige werknemers, waaronder gegevens die noodzakelijk zijn voor sollicitatieprocedures, arbeidsovereenkomsten, salarisadministratie, verzuimbegeleiding, leaseconstructies en overige arbeidsvoorwaardelijke of organisatorische doeleinden.

Ten slotte kan Driepuntnul beeldmateriaal verwerken, bijvoorbeeld wanneer foto's worden gemaakt van klanten, relaties of andere betrokkenen ten behoeve van wervingsactiviteiten, referenties, testimonials of plaatsing op de website. Voor zover daarvoor toestemming vereist is, zal Driepuntnul deze vooraf vragen.

Waarvoor gebruikt Driepuntnul persoonsgegevens?

Driepuntnul gebruikt persoonsgegevens onder meer voor het faciliteren, inrichten, onderhouden en optimaliseren van recruitmentsoftware en bijbehorende processen, voor het ondersteunen van opdrachtgevers bij het gebruik van software en andere systemen, het uitvoeren van wervingsopdrachten en overige recruitmentactiviteiten, voor het zoeken, selecteren, benaderen en voorstellen van kandidaten, en voor het geven van trainingen, consultancy en advies.

Daarnaast gebruikt Driepuntnul persoonsgegevens voor communicatie met kandidaten, opdrachtgevers, leveranciers en andere betrokkenen, voor het voeren van correspondentie via e-mail, telefoon en, waar relevant, WhatsApp, voor het uitvoeren van campagnes via social media, jobboards en andere marketing- en recruitmentkanalen, voor het verzenden van e-mailcampagnes en nieuwsbrieven en voor het publiceren of beheren van reviews, referenties en andere uitingen op de website of via andere kanalen van Driepuntnul.

Persoonsgegevens kunnen voorts worden gebruikt voor het uitvoeren van de financiële administratie, boekhouding, facturatie en inning van vorderingen, voor het naleven van wettelijke verplichtingen, voor het beveiligen van accounts, software, gegevens en andere digitale omgevingen, voor het uitvoeren van interne kwaliteitsdoeleinden en voor het behandelen van vragen, klachten, verzoeken of geschillen.

Met wie deelt Driepuntnul persoonsgegevens?

Driepuntnul deelt persoonsgegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van de dienstverlening, om te voldoen aan wettelijke verplichtingen of wanneer een andere geldige grondslag daarvoor bestaat.

Afhankelijk van de situatie kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met opdrachtgevers en hun contactpersonen, bijvoorbeeld wanneer kandidaten in het kader van een wervingsopdracht worden voorgesteld of wanneer persoonsgegevens worden verwerkt binnen recruitmentsoftware die ten behoeve van een opdrachtgever wordt ingericht of beheerd. Daarnaast kunnen persoonsgegevens worden gedeeld met leveranciers van software en cloudoplossingen, waaronder Salesforce, met web- en mailhostingpartijen, met IT-dienstverleners, met externe specialisten op het gebied van campagnes en social media, met leveranciers van recruitment- en marketingtools zoals Jobmatix, met e-mail- en nieuwsbriefsoftware zoals Mailchimp of vergelijkbare tools, met partijen die reviews of websitefunctionaliteiten ondersteunen, met boekhoudsoftware zoals Moneybird en met accountants of andere financiële dienstverleners.

Verder kunnen persoonsgegevens, indien en voor zover noodzakelijk, worden gedeeld met WhatsApp of vergelijkbare communicatieplatformen, met socialmediaplatformen die in het kader van recruitment of marketing worden gebruikt, met de Belastingdienst, het UWV, leasemaatschappijen en andere partijen die betrokken zijn bij de personeels- en bedrijfsvoering van Driepuntnul. Wanneer derden persoonsgegevens verwerken in opdracht van Driepuntnul, sluit Driepuntnul waar nodig verwerkersovereenkomsten en maakt zij afspraken over passende beveiliging en vertrouwelijkheid.

Hoe lang bewaart Driepuntnul persoonsgegevens?

Driepuntnul bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor de doeleinden waarvoor deze zijn verzameld en verwerkt.

Gegevens van kandidaten en andere personen die in het kader van recruitment in beeld komen, bewaart Driepuntnul zolang deze gegevens relevant zijn voor wervings- en selectieactiviteiten, relatiebeheer, toekomstige bemiddelingsmogelijkheden en de onderbouwing van de dienstverlening, tenzij een betrokkene met succes bezwaar maakt tegen een dergelijke verwerking of verwijdering verlangt en daarvoor geen belemmerende rechtsgrond bestaat.

Administratieve en financiële gegevens, zoals facturen, betalingsgegevens en boekhoudkundige bescheiden, bewaart Driepuntnul in beginsel gedurende zeven jaar, conform de toepasselijke fiscale bewaarplichten. Gegevens van medewerkers, sollicitanten en voormalige medewerkers bewaart Driepuntnul zolang dat noodzakelijk is voor personeels- en HR-doeleinden, de uitvoering van de arbeidsrelatie, de naleving van wettelijke verplichtingen en de onderbouwing van standpunten in geval van geschillen, met inachtneming van toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Contact- en communicatiegegevens bewaart Driepuntnul zolang dit nodig is voor de afhandeling van contactverzoeken, nazorg, kwaliteitsdoeleinden, relatiebeheer of de bescherming van de rechtspositie van Driepuntnul, waarbij persoonsgegevens niet langer worden bewaard dan redelijkerwijs noodzakelijk is.

Beeldmateriaal bewaart Driepuntnul zolang dit relevant is voor het doel waarvoor het is gemaakt of gepubliceerd, tenzij toestemming eerder wordt ingetrokken of een verwijderingsverzoek moet worden gehonoreerd.

Worden persoonsgegevens buiten de EER verwerkt?

Driepuntnul verwerkt en bewaart persoonsgegevens in beginsel binnen de Europese Economische Ruimte. Het kan echter voorkomen dat softwareleveranciers, cloudproviders of andere dienstverleners (delen van) persoonsgegevens buiten de EER verwerken of toegankelijk maken. In dat geval draagt Driepuntnul er zorg voor dat passende waarborgen worden toegepast overeenkomstig de AVG, bijvoorbeeld door gebruik te maken van door de Europese Commissie goedgekeurde standaardcontractbepalingen of een ander rechtmatig doorgiftemechanisme, zodat een passend beschermingsniveau is gewaarborgd.

Cookies en vergelijkbare technieken

Driepuntnul kan cookies en vergelijkbare technieken gebruiken op haar website. Functionele cookies kunnen noodzakelijk zijn voor het goed functioneren van de website. Indien analytische, tracking- of marketingcookies worden gebruikt, zal Driepuntnul daarvoor, voor zover wettelijk vereist, vooraf toestemming vragen via een cookiebanner of een vergelijkbare oplossing. Betrokkenen kunnen cookies doorgaans ook beheren of verwijderen via de instellingen van hun browser.

Geautomatiseerde besluitvorming

Driepuntnul gebruikt persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering die rechtsgevolgen heeft of betrokkenen op vergelijkbare wijze aanzienlijk treft.

Welke rechten hebben betrokkenen?

Betrokkenen hebben op grond van de AVG onder meer het recht op inzage in hun persoonsgegevens, het recht op rectificatie van onjuiste of onvolledige persoonsgegevens, het recht op verwijdering van persoonsgegevens voor zover geen wettelijke bewaarplicht of andere geldige rechtsgrond zich daartegen verzet, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid van gegevens, het recht om bezwaar te maken tegen verwerkingen die plaatsvinden op basis van een gerechtvaardigd belang, het recht om toestemming in te trekken voor zover de verwerking op toestemming is gebaseerd, en het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Deze rechten kunnen worden uitgeoefend door contact op te nemen via de in deze privacyverklaring opgenomen contactgegevens. Driepuntnul kan in dat kader verzoeken om aanvullende informatie teneinde de identiteit van de verzoeker te verifiëren. Driepuntnul reageert in beginsel binnen een maand op een verzoek, tenzij de AVG een verlenging van deze termijn toestaat.

Beveiliging

Driepuntnul neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, misbruik, ongeoorloofde toegang en andere vormen van onrechtmatige verwerking. De maatregelen worden afgestemd op de aard van de verwerkte gegevens, de stand van de techniek, de kosten van implementatie en de risico's voor betrokkenen.

In de praktijk omvat dit onder meer het gebruik van meerfactorauthenticatie of tweefactorauthenticatie waar dat passend en beschikbaar is, het gebruik van wachtwoorden en, waar relevant, pincodes, het blokkeren of vergrendelen van schermen en apparaten bij afwezigheid van de gebruiker, het beperken van toegangsrechten tot gegevens en systemen, het uitvoeren van beveiligingsupdates en het treffen van overige organisatorische en technische maatregelen die passen bij de aard van de verwerkingen.

Wijzigingen

Driepuntnul kan deze privacyverklaring wijzigen wanneer dat nodig is, bijvoorbeeld naar aanleiding van wijzigingen in wetgeving, bedrijfsvoering, systemen, software of werkprocessen. De meest recente versie van deze privacyverklaring wordt door Driepuntnul beschikbaar gehouden via de gebruikelijke kanalen.